Comment s’organiser au travail pour partir en vacances l’esprit tranquille ?

La déconnexion, les palmiers, la chaise longue… Vous en rêvez depuis des mois, mais avant de goûter à la liberté, il vous reste tellement de choses à faire, que vous avez le sentiment de ne jamais pouvoir vous déconnecter de vos responsabilités. Et même si vous réussissez, vous risquez de passer plus de temps à reprendre des forces qu’à en profiter… Êtes-vous sur le point d’annuler votre vol pour Bangkok, Capri ou Ibiza ? Voyez-vous la possibilité de passer quelques jours de détente à Paris ou Madrid ? Bien sûr que non ! Ne vous inquiétez pas, il vous suffit de suivre ces règles d’or et vous pourrez partir en vacances en toute tranquillité (et avec beaucoup de temps libre !).

Détendez-vous

Inspirez par le nez en quatre coups et expirez par la bouche en huit coups. Encore une fois. Lorsque vous préparez vos vacances, commencez par vous libérer du stress inutile qui vous pousse à courir dans tous les sens et à faire 15 choses à la fois. Sinon vous finirez par mettre le bazar et vous compliquer la vie sans raison. Calmez-vous, faites-vous un thé et continuez à lire.

Faites une liste de tâches

Certaines personnes ont recours aux post-it ou au bloc-notes à l’ancienne, ce qui est très bien, à condition de ne pas oublier de revoir vos listes plus tard. D’autres préfèrent utiliser des applications comme Todoist, Toodledo, Trello ou Bubblz, qui offrent l’avantage de pouvoir partager vos listes avec des collègues. Quel que soit votre style, optez pour les listes de choses à faire, car elles vous permettent d’enregistrer tout le travail qu’il vous reste à faire et de vous vider l’esprit, tout en vous aidant à gagner du temps pour ne pas prendre de retard au travail.

Mieux encore, organisez vos tâches en fonction de leur importance et de leur priorité avant votre départ, et évaluez le temps qu’il vous faudra pour mener à bien chaque projet. En haut de la liste, mettez les tâches les plus urgentes et celles qui vous prendront le plus de temps à accomplir.

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Ensuite, c’est à votre tour de compléter celles que vous devez laisser derrière vous. Vous devez les faire avant de partir, mais vous y êtes habitué et cela prendra moins de temps.
Enfin, les activités non urgentes que vous pouvez même laisser pour votre retour si vous ne parvenez pas (vraiment) à trouver du temps. Bien que l’idéal serait évidemment de les terminer avant de partir.
Essayez de faire le plus de travail possible avant de partir, mais soyez honnête avec vous-même et ne surchargez pas votre liste de choses à faire avec des choses que vous savez que vous ne pourrez pas terminer.

Faites un calendrier des vacances

Le fait de partager avec l’équipe un planning détaillé des vacances de chacun permet d’informer tout le monde et d’éviter qu’ils ne vous appellent quatre-vingt fois pendant vos vacances pour savoir où vous êtes. N’oubliez pas de préciser vos disponibilités pendant les vacances. De cette manière, il sera clair si vous pouvez être appelé en cas d’urgence, s’il y a certains moments où il est plus facile de vous contacter, ou si pendant une quinzaine de jours vos collègues doivent simplement oublier votre existence.

Rencontrez votre équipe

Une semaine avant votre départ, lorsque vous êtes sûr de l’avancement de vos projets, proposez une réunion d’équipe. Expliquez à vos collègues où vous en êtes avec chaque projet, quels problèmes sont susceptibles de se poser pendant votre absence et comment y répondre. Assurez-vous qu’ils savent où ils en sont lorsque vous n’êtes pas là et vérifiez plus tard qu’ils se sentent capables de prendre en charge certains projets. Une fois que vous avez réparti les tâches au cours de la réunion, créez un document de synthèse et partagez-le avec l’équipe.  N’oubliez pas d’envoyer un courriel à vos contacts habituels pour leur présenter la personne qui vous remplacera pendant les vacances.

Et n’oubliez pas de demander à votre remplaçant de préparer un rapport sur le travail effectué en votre absence et sur ce qui reste à faire à votre retour.

Nettoyez votre poste de travail

Rien de tel qu’un bon nettoyage pour tout mettre en ordre, avant et après les vacances. Cela vous permettra d’avoir les choses bien en main et de savoir ce que vous devez terminer avant de partir. Et, à votre retour, vous serez reconnaissant de reprendre le travail dans un espace ordonné.

Commencez par vous débarrasser des papiers inutiles : post-its griffonnés, notes illisibles, vieux cahiers, menu japonais dans le coin… Puis, rangez les tiroirs et triez les dossiers, les documents importants qui traînent, les cartes de visite… Et n’oubliez pas de nettoyer aussi l’ordinateur : nettoyez le bureau, organisez les dossiers, etc. Enfin, gardez les dossiers importants que vous souhaitez avoir à portée de main à votre retour dans un endroit sûr et accessible.

Avertissez vos contacts

Avant de partir, n’oubliez pas de prévenir vos contacts et de reporter toute réunion. Par un matin de vacances tranquille, dans un endroit sans signal ni connexion wifi (évidemment), il n’y a rien de pire que d’être effrayé quand on se rend soudain compte qu’on a oublié de reporter une réunion avec un client im-por-tant. N’oubliez pas non plus d’écrire un courriel automatique simple et direct en réponse à vos contacts pendant votre absence. Vérifiez-le plus tard (il ne sera pas beau à voir s’il contient des fautes d’orthographe) et évitez les blagues et les émoticônes.

Organisez votre retour au travail

Pour éviter le chaos et le stress du retour, si nécessaire, planifiez à l’avance les tâches auxquelles vous devrez vous atteler en premier après les vacances. De même, mettez à jour votre calendrier en ce qui concerne les événements et les dates limites que vous devrez prendre en compte à votre retour. Prévoyez une réunion d’équipe le lendemain de votre retour (car vous devrez y aller doucement le premier jour) pour vous tenir au courant des travaux en cours et de ce qui s’en vient.

Ensuite, pour éviter la dépression d’après-vacances, l’après-plage et l’après-journée entre amis, préparez le terrain. Laissez quelques bonbons ou chocolats dans un tiroir, prévoyez un repas que vous appréciez particulièrement. En d’autres termes, rendez vous la vie facile.

Déconnectez-vous pendant les vacances

Vous avez atteint le point où vous avez terminé les projets les plus importants, où vos collègues de confiance ont pris en charge vos projets en cours et où vos contacts et clients sont au courant de vos jours de vacances. Voilà, vous pouvez maintenant sortir de votre bureau et oublier le travail pendant les vacances. Parce que la déconnexion est en effet essentielle dans tous les sens du terme. Alors libérez votre esprit de toute pensée liée au travail, laissez votre ordinateur portable à la maison et votre téléphone portable à l’hôtel. Profitez des vacances pour faire de l’exercice, lire, manger sainement et rire beaucoup. En bref, concentrez-vous sur vous-même, votre bien-être et votre famille, car c’est la meilleure façon de recharger vos batteries avant de retourner au travail.

Vous savez maintenant ce que vous devez faire pour partir en vacances sans stress. Avec un peu d’organisation, rien n’est impossible. Il ne vous reste plus qu’à faire votre valise, à poster quelques photos sur Instagram et à envoyer une carte postale au bureau : rendre vos collègues jaloux est toujours une source de satisfaction. Bon voyage !